Z pamiętnika znalezionego w HR cz.2

Zarządzanie zmianą – czyli jak nie wylać dziecka z kąpielą

Półka z zakurzonymi projektami. Każdy, kto chociaż raz prowadził projekt wie, że taka półka zawsze w firmie istnieje. Lądują tam wytwory naszej ambicji, uporu i zaangażowania. Strzały w dziesiątkę, złote pomysły, rozwiązania, które bez wątpienia miały duży potencjał. Tymczasem półka się rozrasta, a o tym, co na niej ląduje zarówno my, jak i cała organizacja wolelibyśmy jak najszybciej zapomnieć.

I chociaż często zdarza nam się żartować z wielu zawodowych sytuacji, to nasza półka już na zawsze będzie miała status „nie dotykaj”. Nawet w żartach...

Wielokrotnie słyszałem, że jeśli ktoś potrafi zarządzać projektem, to automatycznie potrafi też zarządza zmianą. Narzędzia faktycznie podobne – plan, analiza interesariuszy, komunikacja, analiza ryzyka. Tyle tylko, że o ile w zarządzaniu projektem celem jest dostarczenie nowego unikalnego produktu/ usługi, to w zarządzaniu zmianą batalia dotyczy zmiany postaw. Niby tak mało, a jednak tak dużo. Tak naprawdę rozważania na temat tego, czym jest jedno a czym drugie nie ma ostatecznie większego znaczenia. Dlaczego? Sprawa jest prosta – patrząc na statystyki nieudanych projektów ze świata zauważymy, że jako główne powody porażki figurują tam właśnie różne aspekty związane z nieumiejętnym zarządzaniem zmianą (słaba komunikacja, brak angażowania interesariuszy, opór przed zmianą itd.). Może więc czas przyjąć, że jedno bez drugiego nie ma racji bytu. W końcu ostatecznie, jaki to unikalny produkt by nie był, to i tak ktoś go będzie „używał”…

„Czy dziecko potrzebuje się kąpać?” - czyli słów kilka o grupie docelowej

O niedopasowaniu projektu do potrzeb grupy docelowej przeczytamy niemal w każdym artykule, książce czy innej publikacji dotyczącej zarządzania zmianą. Istotą rzeczy jest tu fakt naszej nieznajomości tego, czego nasz użytkownik końcowy potrzebuje, z czym się zmaga, co mogłoby ułatwi mu pracę. Nasza niewiedza wynika może z tego, że pracując w korporacjach często dostajemy do realizacji tzw. „projekty centralne”, które w dużej mierze są już zdefiniowane. Może by również tak, że świadomie idziemy na skróty, mając na względzie swój cenny czas lub co najgorsze – zakładając, że wiemy lepiej, czego naszemu użytkownikowi potrzeba. Niestety stąd już tylko krótka droga do wdrożenia „potworków”. Rozwiązań, które nikogo nie satysfakcjonują, są trudne w utrzymaniu i w dłuższej perspektywie zamiast satysfakcji przynoszą tylko frustrację. Tymczasem krótki wywiad, mała grupa fokusowa lub chociaż krótka ankieta dla grupy docelowej mogłaby sprawi, że dowiemy się, że naszemu dziecku, zamiast kilkugodzinnej sesji kąpielowej w dużej wannie, dużo bardziej służyłby krótki 15 minutowy prysznic…

„Po co mi to kąpanie?” – czyli co nas skłania do zmiany

Załóżmy jednak, że poświęciliśmy tę chwilę, żeby dowiedzie się więcej o osobach, dla których robimy nasz projekt. Dla ułatwienia możemy przyjąć nawet, że w wyniku naszych dociekań wiemy, że mamy do czynienia z osobami, które samej idei kąpania są nawet dosy przychylne. Czy to wystarczy? Zamiast odpowiada na to dość retoryczne pytanie proponuję, żebyś Drogi Czytelniku sięgnął pamięcią do czasów pandemii, kiedy dowiedziałeś się, że spotkania z zespołem będziesz przez bliżej nieokreślony czas odbywał tylko w formie zdalnej. Niby drobnostka prawda? A teraz przypomnij sobie emocje, które Ci towarzyszyły. Czysta radość? No właśnie. A mówimy tu o sytuacji w sumie dość „emocjonalnie neutralnej”. Wystarczyłoby jednak pomyśle o zmianach powodujących, że jako rekruter musisz zacząć bada tzw. candidate experience, czyli wyciągnąć na światło dzienne wszystkie swoje niedociągnięcia, obserwowane oczami kandydatów. Albo, kiedy będąc menedżerem musisz zacząć używa systemu monitorującego produkcję, który pokaże wszystkie marnotrawstwa w procesie. Twoim procesie. I tak dochodzimy do sedna sprawy – co sprawia, że jako ludzie chcemy coś zmieni?

Wyjście ze strefy komfortu nigdy nie jest niczym przyjemnym. Kochamy przecież poczucie stabilności i bezpieczeństwa. Tak więc dość oczywistym wydaje się fakt, że przekona nas do tego może tylko perspektywa korzyści, które uzasadnią naszą inwestycję w zmianę. W końcu nauka nowych metod pracy to czas i energia, którą musimy poświęci. Czy mogą to by

jakiekolwiek korzyści? Niestety nie. Zgodnie z zasadami andragogiki (nauki o uczeniu się osób dorosłych) uczymy się inaczej niż dzieci. Jako nagroda za wykąpanie się w nowy sposób nie wystarczy nam tylko wizja spędzenia kilku dodatkowych godzin gry na tablecie. Co takiego musi się więc stać?

Po pierwsze - musimy wiedzieć dlaczego mamy się czegoś nauczyć - samo stwierdzenie, że firma tego oczekuje ewidentnie nie wystarczy. Musi to by coś, co dla nas osobiście stanowi jakąś wartość. Nie jakąkolwiek – tylko istotną, dla której warto się postarać

Po drugie - uczenie się musi zagwarantowa nam możliwość rozwiązania jakiegoś problemu. Może są wśród nas tacy, dla których nauka jest w życiu wartością samą w sobie, ale z punktu widzenia zawodowego na pewno zadacie sobie pytanie- co mi to ułatwi? Przed jakim ryzykiem mnie uchroni? A jeśli nic nie przychodzi mi do głowy, to po co mi ta umiejętność?

Po trzecie - uczenie się musi by wartością bezpośrednią. Jeśli dowiedziałbyś się, że system, który masz opanowa wejdzie do użytku za dwa lata, to jaka będzie Twoja motywacja, żeby uczy się go już teraz?. Przecież za rok i 10 miesięcy będzie również dobry czas, prawda?

Czas spędzony na znalezieniu w zmianie korzyści dla grupy docelowej nigdy nie jest czasem straconym. W końcu każdy mniej więcej rozumie, że krótsza kąpiel to mniej zużytej wody i energii a więc więcej pieniędzy w portfelu. Ale nie każdy dostrzega, że to też godzina i 45 minut więcej czasu na zrobienie czegoś pożytecznego, na co go wcześniej nie było…

„Przecież mówiłem, że ma się wykąpać”– czyli parę słów o komunikacji

Skoro już wiemy, czym możemy przekona pracowników do „wejścia w zmianę”, to należałoby jeszcze tę wiedzę odpowiednio przekaza. I tu również często potykamy się o różne „niespodzianki”. Jakiś czas temu, idąc z duchem czasu wprowadziłem QR cody w ogłoszeniach rekrutacyjnych. Uśmiech zniknął z mojej twarzy, gdy okazało się, że po 3 miesiącach ilość odsłon ogłoszenia z wykorzystaniem tej metody wyniosła…4. Okazało się, że powodem jest brak zaufania, co do bezpieczeństwa cyfrowego tego rozwiązania. Nauka z tego płynie kilka:

Nie zakładaj z góry – jeżeli nie wiesz, jakim kanałem komunikacji posługuje się Twoja grupa docelowa, to po prostu to sprawdź. Może się okaza, że zamiast telebimu czy tablicy zespołowej dużo skuteczniejsze okaże się przekazanie informacji przez menedżera.

Nie mów o wszystkim – dopasuj komunikat do potrzeb Twojej grupy docelowej. Nikt nie przeczyta 2 - stronnicowego opisu projektu! Zastanów się, jakie pytania mogą zadać ludzie, czego się obawiają i rozwiewaj te wątpliwości.

Monitoruj i reaguj – sprawdź czy komunikat dotarł, a jeśli nie to dlaczego. Metoda dobra na starcie, nie musi by dobrą metodą na koniec.

Im więcej znaków zapytania pojawi się w głowach Twojej grupy docelowej i pozostanie bez odpowiedzi, tym więcej zupełnie niespodziewanych problemów spotkasz na swojej drodze. Świat nie znosi próżni a mechanizm powstawania plotki może ostatecznie zagrozić całemu powodzeniu Twojego projektu.

Nikt nie jest mistrzem kąpieli za pierwszym razem

Wydaje się, że każdy rozumie, że nauka wymaga czasu i prób. W końcu dorosły człowiek uczy się poprzez doświadczanie (dla zainteresowanych - cykl Kolba). A jak to wygląda w projektach? Niestety często powielamy błąd, który znamy z naszej edukacji, a więc mieszamy czas nauki z czasem oceniania. Zamiast wspierać, doceniać, pomagać – oczekujemy natychmiastowych efektów. Co gorsza wyrażamy to w formie krytyki niedociągnięć czy opóźnień w realizacji. Efekt tego jest taki, że osoby, które były nawet skłonne spróbowa naszego rozwiązania, ostatecznie postanowiły ten moment milcząco przeczeka. Pamiętajmy, że każdy ma swój indywidualny system uczenia się, inne tempo, inne potrzeby. Warto więc zadba o to, aby każdy miał:

Czas na testowanie - nic bardziej nie odstrasza niż to, co nieznane. Zostaw przestrzeń na popróbowanie, które sprawi, że nie taki diabeł straszny…

Możliwość popełniania błędów – jeżeli mimo starań pracownika dostrzegasz tylko błędy, bardzo szybko zabijesz jego motywację do zmiany.

Twoje wsparcie – doceniaj, pomagaj, odpowiadaj na pytania, chwal nawet za drobne postępy. Niech ludzie wiedzą, że stoisz za nimi murem, a dadzą z siebie dużo więcej.

A może jednak wylać?

Czy trzeba zarządza zmianą? Oczywiście, że nie. W końcu dziecko wylane z kąpielą to też jakiś efekt. Pytanie tylko, czy dla takich efektów jesteśmy hr-owcami czy menedżerami. Los bywa bowiem brutalny i za jakiś czas może się zdarzy, że trzeba będzie nauczyć dziecko kąpania się jeszcze raz…

Jakub Wieczorek

Jakub Wieczorek

Lider projektów, trener, rekruter z ponad 15 - letnim doświadczeniem w obszarze miękkiego HR w przemyśle meblarskim, oraz energetycznym. Specjalizuje się we wdrożeniach standardów HR o szerokim spektrum tematycznym, realizacji projektów rekrutacyjnych oraz pracy trenersko – doradczej z kadrą menedżerską. Zorientowany na efektywny proces zarządzania zmianą gwarantujący trwałość rozwiązań HR.

Tematy: leadership, różnorodność, rekrutacja, szkolenia, wdrażanie standardów HR

Więcej o autorze
www.linkedin.com/in/jakubwieczorek

Mail: office@strefawzrostu.com

AUTORZY

REKLAMA: